Linkki Jyväskylä ry Hallituksen kokous 21.5.2015, numero 19
Aika: 12:15 Paikka: Ag C226.1
Paikalla: Tomi Lundberg, puheenjohtaja Jari-Matti Kankaanpää, varapuheenjohtaja, poissa Tommi Salo, sihteeri Artur Kreisberg, rahastonhoitaja Otto Örnmark, tiedottaja, poissa Mikko Kuhno, opiskeluvastaava, saapui kohdassa 7 Joonas Lattu, tapahtumavastaava, saapui kohdassa 4 Antti Haavisto, tapahtumavastaava Janne Ukkonen, yritysvastaava Mikko Homanen, yritysvastaava
1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Lundberg avasi kokouksen 12:17.
2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
3. Esityslistan hyväksyminen Hyväksytään esityslista sellaisenaan.
4. Pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat Lattu saapui. Valitaan Artur Kreisberg ja Janne Ukkonen pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi.
5. Ilmoitusasiat Haavisto ilmoitti että tänään siivotaan Kattila.
Salo ilmoitti Kattilan viimeisen kahvipaketin olevan käytössä. Lattu kertoi Kankaanpään luvanneen ostaa lisää kahvia.
6. Talousasiat Rahastonhoitaja ilmoitti, ettei rahaa ole juurikaan käytettävissä, eikä lisää rahaa ole tulossa ennen syksyä.
Puheenjohtaja tiedusteli onko yhdistyksen kirjanpito ajan tasalla. Rahastonhoitaja kertoi sen olevan edelliseen kuukauteen asti, sillä hän tarkastaa tilanteen kuukauden lopussa. Hän toivoi, että syksyksi tulisi lisää sponsorisopimuksia.
Rahastonhoitaja kysyi, sovittiinko YK:n kanssa Linkin ja YK:n kevätsaunan kulujen jakamisesta. Lattu kertoi, että sovittiin ja että asia on vastikään vahvistettu YK:n rahastonhoitajan kanssa.
7. Tapahtumat Haavisto kertoi kesämiitin ilmoittautumisen olevan auki. Lattu kertoi että miitistä on lähetetty jäsenille sähköpostia.
Haavisto kertoi saaneensa kaksi tarjousta vuosijuhliin liittyen paikallisilta Sokos Hotelleilta. (36,35 ja 36,36 euroa henkilöä kohden) Kreisberg poistui. Haavisto kertoi tarjousten olevan alkoholittomia. Puheenjohtaja kertoi tahtovansa tietää myös alkoholillisen tarjouksen. Kreisberg palasi. Kreisberg pyysi toistamaan tarjousten hintamäärät. Haavisto toisti tarjoukset. Hallitus keskusteli vuosijuhlien osallistujamäärästä. Puheenjohtaja tekee selvityksen kutsuttavien määrästä. Haavisto muistutti, että hinnat eivät todennäköisesti ole kiveen hakattuja. Puheenjohtaja pyysi myös tarkistamaan, muuttuuko hinta jos osallistujamäärä olisi pienempi kuin alkuperäisessä tarjouspyynnössä. Puheenjohtaja kysyi muista mahdollisista menoeristä. Salo sanoi silliaamiaisen olevan yksi. Todettiin, etteivät kuljetukset sisälly Linkin menoeriin. Puheenjohtaja kysyi oliko muita tiloja, joista voisi tehdä tarjouspyynnön. Hallitus keskusteli erilaisista vaihtoehdoista.
Rahastonhoitaja kysyi oliko edellisistä vuosijuhlista jäänyt mitään dokumentaatiota. Lattu kertoi kysyneensä, mutta dokumentaatiota ei juurikaan ole.
Homanen kysyi oliko ohjelmaa suunniteltu, sillä sponsoreille voi tarjota mainoksia vuosijuhlien käsiohjelmaan. Todetaan, että käsiohjelmia tehdään, ja että niihin voi painaa sponsorien mainoksia.
Haavisto kertoi tapahtumavastaavien tavanneen Dumpin edustajan kanssa. Lattu kertoi nostalgiapeliturnauksesta ja yhteisen fuksiohjelman järjestämisestä syyslukukauden ensimmäisenä lauantaina ja myöhemmin syksyn aikana.
Kuhno saapui.
8. Jäsenpalaute Haavisto esitteli aloitteen uuden rei?ittimen hankkimisesta (liite 1). Haavisto esitteli aloitteen kopo-saunan järjestämisestä (liite 2).
Kuhno ehdotti uuden rei?ittimen hankkimista. Haavisto huomautti rahatilanteen olevan tiukalla. Puheenjohtaja totesi, ettei hankinta ole kovin akuutti.
Haavisto tiedusteli saunan järjestämisestä. Puheenjohtaja sanoi, että sauna olisi hyvä pitää aikaisessa vaiheessa. Haavisto muistutti fukseille tulevasta informaatiotulvasta. Puheenjohtaja pohti saisiko JYY:n mukaan saunan järjestämiseen.
Puheenjohtaja kysyi hallituksen mielipidettä uuden rei?ittimen hankkimisesta. Kuhno muutti ehdotustaan, että tarkastellaan tarkemmin rei?ittimen kuntoa ja hankitaan uusi jos sitä ei saada korjattua. Kukaan ei vastusta. Päätetään esityksen mukaisesti.
Haavisto kertoi saaneensa suullista palautetta, että Kattilaan voisi asettaa keräyslippaan uuden pelikonsolin hankintaa varten. Hallitus keskusteli lahjoituslippaan käyttöönotosta. Rahastonhoitaja huomautti, ettei keräyksiä ole oltu huomioitu yhdistyksen kirjanpidossa. Salo huomautti, että jäsenille pitää ilmoittaa miten rahat käytetään, jos tavoitetta ei tietyssä ajassa saavuteta. Todetaan palaute käsitellyksi, ja että keräyksen toteuttamista tarkastellaan myöhemmin.
Puheenjohtaja totesi suunnittelevansa kopo-saunan järjestelyjä opiskeluvastaavan kanssa.
9. META Lattu tiedusteli pidetäänkö hallituksen kokousta ennen kesämiittiä. Salo kysyi milloin nykyinen periodi päättyy. Kuhno vastasi viikon lopussa. Puheenjohtaja huomautti kesämiitin vuokran budjetoinnista. Hallitus keskusteli tarjoillaanko kesämiitissä ruokaa. Todetaan, että pidetään kesällä kokous, jossa budjetoidaan kesämiittin kuluja.
10. Seuraava kokous Puheenjohtaja kutsuu seuraavan kokouksen.
11. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen 13:06.